Көп адам жобалық менеджментті корпоративтік жобалармен байланыстырып жатқан уақытта, оның қағидалары жеке мақсаттар үшін, яғни жаңа дағдыларды игеруден бастап кітап сұрыптау сияқты күнделікті міндеттерді орындау үшін де пайдалы болып келеді.
Жобалық менеджменттің қандай техникаларын адам өмірінде қолдануға болатыны туралы пайдалы кеңестерімен ПІБ Оқу орталығы – МТАЖО вице-президенті Асхат Әшімов бөлісті.
1. Канбан-тақта және «диплом жұмысын» жазу
«Канбан – жобаларды басқарудың ең танымал тәсілдерінің бірі. Оның ішінде «канбан-тақта» тәсілін қолдануды ұсынамын. Мысалы, оны диплом жұмысын жазу сынды міндеттер үшін қолдануға болады», – деді Асхат Әшімов.
Бұл тәсілдің мәні – өз міндеттеріңді визуализациялауда жатыр. Ол көз алдыңа бүкіл даму прогресін әкелуге көмектеседі.
Қарапайым тақтаға не онлайн кестеге үш негізгі бағананың суретін салу керек. Олар: «Орындау қажет», «Орындалып жатыр» және «Орындалды» деп аталады.
«Орындау қажет» бағанында диплом жұмысын жазу барысында орындалып жатқан әрбір міндет үшін карта орналастыру керек. Мысалы, «Тақырып таңдау», «Материал жинау», «Кіріспені жазу», «Теориялық бөліммен жұмыс», «Практикалық бөліммен жұмыс», «Қорытындыны жазу», «Әдебиеттер тізімін жасақтау» және «Қорғауға дайындық».
«Бұл сіздің міндеттерді құрылымдап, алда күтіп тұрған жұмыс көлемін визуализациялауға көмектеседі. Сондай-ақ, қажет жағдайда жаңа міндеттерді оңай қосуға мүмкіндік береді. Із нақты бір міндетті орындауға көшкенде ол картаны «Орындалып жатыр» деген бағанға ауыстырасыз. Бұл ағымдағы міндеттерге көңіл бөліп, олардың орындалуын қадағалауға көмектеседі», – деп түсіндірді Асхат Әшімов.
Міндетті орындағаннан кейін картаны «Орындалды» деген бағанға ауыстыру қажет.
«Бұлайша міндеттердің орнын визуалды түрде ауыстыру диплом жұмысының даму барысын бақылауға жол ашып, уақытты да тиімді басқаруға мүмкіндік береді. Сондай-ақ, міндеттердің қалай бір бағаннан екіншісіне ауысып жатқанын және сол арқылы сіздің мақсатыңызға бір қадам жақындап келе жатқаныңызды көрсетіп, сізді ынталандыру түседі», – деді Асхат Әшімов.
Бұл тәсілді кез-келген міндетті орындауға қолдануға болады. Бақшаны игеру, үй жинаудан бастап, жүргізуші куәлігін алуға дейінгі кез-келген міндетке жарайды. Оны онлайн қолдану үшін Trello сияқты қосымшаларды пайдалануға болады.
2. MindMap және тіл игеру
Жобалық менеджерлер жиі қолданатын ағы бір қызықты құрал – MindMap немесе Интеллект-карта деп аталады.
«Бұл тәсілді адамдар арасында жиі кездесетін тағы бір мақсат – ағылшын тілін үйрену аясында қарастырайық. Тәсілдің мәні біз ортаңғы өлікті негізгі жалғыз идея – ағылшын тілін үйренуді жазуымызға негізделген.
Бұдан кейін әрі қарай тармақтарға таратамыз: «Грамматика», «Лексика», «Дыбыстау», «Жазу», Оқу» және «Тыңдау». Одан әрі әрбір тармақ тағы да тереңдей түсіп, тармақшаларға немесе шағын қадамдарға бөлінеді», – деп әңгімеледі МТАЖО вице-президенті.
Мысалы: «Лексиканы үйрену үшін қосымшаларды қолдану», «Ағылшын тілді кітаптарды оқу», «Ағылшынша фильмдерді субтитрмен көру» және «Тіл клубтарына қатысу» және басқалар.
«Процесті тарата отырып, біз әрбір бағыт бойынша біз дағдыларымызды қалай дамытып келе жатқанымызды аңғара аламыз», – дейді Асхат Әшімов.
Бұл тәсіл жұмыстың барлық көлемін бір парақта көруге мүмкіндік береді. Ыңғайлы болуы үшін MindMaster сияқты қосымшаларды қолдануға болады.
3. «Ағын» техникасы және кітаптарды сұрыптау
«Егер сіз әрбір тармақты жоспарлау, құрылымдау және бақылаудан шаршасаңыз, «Ағын» қағидасын қолданыңыз. Сіздің терең қызығушылығыңызға ие міндеттерді тауып, оларды толық игеруге көңіл бөліңіз. Бұл жағдайда сіздің жұмыс өнімділігіңіз артып, айтарлықтай нәтижелерге қол жеткізе аласыз», - дейді Асхат Әшімов.
Сарапшы бұл үшін аса терең ақыл-ойды қажет етпейтін міндеттерді таңдауға кеңес береді. Мысалы, кітаптарды сұрыптау.
«Басқа ештеңеге алаңдамай, кітаптарды жанрына қарай немесе автордың тегіне қарай әліпби бойынша реттеп шығыңыз. Бұл міндет уақытты қажет етеді. Бірақ бұл уақытта сіз көптеген ұсақ міндеттерден «демалып» қаласыз», – деп түсіндірді Асхат Әшімов.
Бұл техниканы сіздің ұзақмерзімді міндеттеріңіздің кезеңдерінің арасында да қолдану өз тиімділігін береді.
«Қорытындылай келе, жеке тиімділікті – креативтілікті, бейімделушілікті және тұрақтылықты қажет ететін өнер деп атауға болады. Жобалық менеджменттің стандарттан тыс идеялары мен тәсілдерін қолдану арқылы үйреншікті әрекет алгоритмдеріне жаңаша қарауға болады», – деп түйіндеді Асхат Әшімов.
Сарапшы МТАЖО орталығы таяуда жобалық менеджмент бойынша бірегей оқыту шарасына патент алғанын атап өтті. МТАЖО 12 жылдан бері ҚР ПІБ жүйесінің және өзге де ұйымдардың қызметкерлерін оқытумен айналысып келеді.
